גיוס מתנדבים דורש תהליך מקדים של תכנון וחשיבה. בין השאר יש להגדיר את קהל היעד הפוטנציאלי שאותו מבקשים לגייס; לאפיין את המניעים שלו, צרכיו ומאפייניו הייחודיים. בהתאם לקהלי היעד שהוגדרו, יש לתכנן אסטרטגיית גיוס מתאימה ולנסח מסר מתאים לכל אחד מקהלי היעד האלה, על בסיס הדברים שחשובים לכל אחד מהם. היכולת לעשות זאת בצורה מדויקת היא קריטית בעולם ההתנדבות במאה ה-21, שבו התחרות על המשאב העיקרי של המתנדבים – הזמן, הולכת וגוברת, והאפשרויות גם הן מתרבות באופן תמידי. גיוס מתנדבים דורש תהליך מקדים של תכנון וחשיבה. בין השאר יש להגדיר את קהל היעד הפוטנציאלי שאותו מבקשים לגייס; לאפיין את המניעים שלו, צרכיו ומאפייניו הייחודיים. בהתאם לקהלי היעד שהוגדרו, יש לתכנן אסטרטגיית גיוס מתאימה ולנסח מסר מתאים לכל אחד מקהלי היעד האלה, על בסיס הדברים שחשובים לכל אחד מהם. היכולת לעשות זאת בצורה מדויקת היא קריטית בעולם ההתנדבות במאה ה-21, שבו התחרות על המשאב העיקרי של המתנדבים – הזמן, הולכת וגוברת, והאפשרויות גם הן מתרבות באופן תמידי.
שלב א׳ – השאלות שיש לשאול לפני גיוס מתנדבים
- עבור אילו תפקידים אני מגייס/ת מתנדבים? מה ההגדרות המדויקות של כל תפקיד.
- כמה מתנדבים אני מחפש/ת לכל תפקיד?
- מיהם המתנדבים הפוטנציאליים שיכולים לבצע את כל אחד מן התפקידים? צעירים, מבוגרים, פנסיונרים, מומחים בתחומם, בעלי כישורים ספציפיים וכדומה.
- מה מאפיין את הפעילות? קבוצתית או אישית; פנים אל פנים, טלפונית או וירטואלית; חד-פעמית או מתמשכת.
- מהן הציפיות שלי מהמתנדבים? מידת המעורבות, מידת המחויבות, תדירות הגעה, מידת הגמישות ועוד.
- מה אני יכולה להציע למתנדב הפוטנציאלי? אילו תגמולים ומענה על צרכים יקבל במסגרת ההתנדבות. האם ירכוש כישורים חדשים, האם יקבל ליווי מקצועי, האם יחוש שהוא מסייע ישירות לאוכלוסייה במצוקה, האם יקבל החזר הוצאות ונסיעות?
- מה ההשפעה של פעילות המתנדב? על המוטבים, הארגון, המתנדב עצמו ועל הקהילה הרחבה.
שלב ב׳ – תכנון מערך גיוס מתנדבים: ארבע שאלות מפתח
בהתאם לפרופיל קהלי היעד של המתנדבים, על הרכז לבצע תוכנית גיוס מתנדבים שתאפשר להגיע אל המתנדבים המתאימים ביותר לביצוע התפקידים שהוגדרו. לשם כך, עלינו לחשוב על ארבע השאלות הבאות:
איפה – איפה אוכל למצוא אנשים המתאימים לפרופיל המתנדב שהגדרתי? הם עובדים בארגונים מסוימים? פעילים ברשתות חברתיות מסוימות? בעלי הכשרה מסוימת? מתגוררים באזור גיאוגרפי מסוים? יש להם תחביבים משותפים?
איך – באילו אמצעים כדאי ונכון לפרסם את הצורך במתנדבים ולפנות לאנשים אלה?
- גיוס המוני: פנייה כללית לקהלי יעד רחבים – אמצעי תקשורת המונים, כגון עיתונים, אתרי אינטרנט, רשתות חברתיות, לוחות מודעות ושלטי חוצות.
- גיוס המוני-ממוקד: פנייה ממוקדת לקהל יעד מוגדר – אמצעי תקשורת קטגוריאליים (או: המכוונים לקהל ספציפי), כגון מגזינים (ירחונים ושבועונים), קבוצות פייסבוק ואתרי אינטרנט ייעודיים של אנשים בעלי תחום עניין רלוונטי, דוכנים בירידים וכנסים מקצועיים, לוחות מודעות במחלקות של מוסדות וארגונים, הרצאות במסגרת ימי חשיפה.
- גיוס אישי ממוקד: פנייה אישית לאנשים ספציפיים המתאימים לפרופיל המבוקש – שיחות טלפון אישיות לחברי קהילה מקצועית, שליחת דואר אלקטרוני, פגישות אישיות.
- גיוס דרך עובדי ומתנדבי הארגון – שיטת חבר מביא חבר, חוגי בית.
מה – מהו המסר שברצוננו להעביר כאשר אנו פונים לגייס אנשים אלה להתנדבות? על המסר להיות חלק מהנראטיב של הארגון המגייס, תוך התייחסות לצרכים של קהלי היעד.
מי – מי האדם שיבצע את הגיוס בפועל? מה הפרופיל המתאים לאדם שתפקידו לגייס?
הדרך האפקטיבית ביותר לגייס מתנדבים היא פנייה ממוקדת, אישית ודו-כיוונית, שמאפשרת דיאלוג בין המתנדב הפוטנציאלי ובין המגייס: שאילת שאלות, התמודדות עם חששות אפשריים, הבהרת הציפיות ובחינת ההתאמה ההדדית. פנייה למתנדבים באמצעות היכרויות אישיות, כמו בשיטת חבר מביא חבר, מוכיחה את עצמה כשיטה היעילה ביותר.
שלב ג׳ – איך לנסח מסר אפקטיבי?
המסר המתאים ביותר ישקף נאמנה את התפקיד המוצע למתנדב הפוטנציאלי ויאפשר את מרב הסיכויים לשכנע ולרתום את המועמד. הוא יכול להיות מועבר בעל פה או בכתב, באריכות או בקצרה – הכול בהתאם לשיטת הגיוס הנבחרת. על המסר להיות קצר, ברור וממוקד ולכלול את המרכיבים הבאים:
- מידע – על הארגון ופעילותו, על התוכנית ועל התפקיד הספציפי המוצע למתנדב.
- הדגשת החיבור הערכי – המטרה והמשמעות הערכית והחברתית שבפעילות והדרכים שבהן המתנדב יוכל לסייע לקידומן.
- הדגשת תועלות ההתנדבות למתנדב ולקהילה לפי מיפוי צרכים – מה יוצא לי מזה? אילו רווחים ותגמולים פסיכולוגיים, רגשיים ופרקטיים עשוי לקבל המתנדב מההתנדבות: ליווי, הכשרה, פיתוח קריירה, פיתוח מיומנויות, היכרויות חדשות, הערכה עצמית, סיפוק ועוד.
- פנייה אישית – הזמנה אישית להתנדב. במקרה של פנייה אישית בפועל, הסבר מדוע האדם הספציפי שאליו פנינו מתאים לפרופיל שאותו הארגון מחפש.
- הדגשת הגמישות והאפשרויות להתנדבות אפיזודית – התנדבות לתקופות זמן קצרות, בדרך אל מעורבות ארוכה ומשמעותית יותר.
סיכום
כדי לגייס מתנדבים מתאימים יש להגדיר במדויק מה התפקידים המוצעים, מי קהלי היעד המתאימים להם ומה מאפיין אותם ואז לנסח את המסר האפקטיבי ביותר שיחבר בין התפקיד לבין המתנדב. עבודה מסודרת שכזו תשפר את איכות הגיוס שלכם ותקל על ביצוע התהליכים.
