סינון מתנדבים: חלק מתוכנית משולבת לניהול סיכונים
ניהול סיכונים ונושאי הורדת חובות הנם שיקולים חשובים כשעובדים עם מתנדבים
הגדל

תורגם ע"י: פיליפ זיו, מתנדב

חשוב ליצור תוכנית ניהול סיכונים לפני שמתחילים בפעולות מתנדבים. תוכנית ניהול סיכונים חשובה מפני שהיא עוזרת להגן על כל מי שמעורב בתוכנית ההתנדבות (הארגון, מתנדבים, לקוחות, וכו') מנזק אישי, איבוד רכוש, ותביעות משפטיות. המנהיגים, הצוות והמתנדבים של ארגונך צריכים להיות חלק של תהליך ניהול הסיכונים ולהיות מודעים למדיניות ולנהלים שלכם.

מרכיב מפתח בניהול סיכונים הינו סינון המתנדבים. מצאנו שכאשר חברי המוסד שלנו מתחילים בתהליך תיכנון ניהול הסיכונים, הצוות מקבל לעתים קרובות בקשות לכלים או למקורות אסטרטגיים קשורים לסינון מתנדבים ולבדיקות רקע. כדי לענות על שאלות אלה, החלטנו להקדיש מאמר זה על פתרונות בעבודה לספק כלים מעשיים ולכוון אותך לכמה מקורות זמינות.

"ניהול סיכונים הוא לא רק לחפש צרות, הוא גם לחפש פתרונות שעושים את ארגונך יותר יעיל"
 (Tremper and Costin, 1993)

כשמפתחים תוכנית לניהול סיכונים למתנדבים:

  • ערוך ועדכן את כיסוי הביטוח של ארגונך.
  • סקור את התקנות וההגבלות הרשמיות לגבי ילדים/נוער אם המתנדבים שלך יעבדו עם ילדים או אם יש לך נוער מתנדב.
  • קבע ושמור על נוהלי סינון עקביים לכל המתנדבים.

כששמים מתנדבים בקשר ישיר עם לקוחות בסיכון, יש להנהיג נוהלי סינון קפדניים, מעבר לבדיקות התייחסות אישית (ז.א. בדיקות רישומים פליליים).

  • בקש ממתנדבים לחתום על הסכמי התנדבות ו/או ויתור על חבות.
  • קבע נוהלי השגחה יעילים לכל המתנדבים.
  • כוון והדרך את כל המתנדבים לפני התחלת העבודה.

סינון מתנדבים
הכללת שיטות סינון במשך כל תהליך הסדרת העבודה למתנדבים – מיצירת תיאור העבודה עד לניהול ראיונות יעילים כדי לבקש בדיקות רקע - יכולים ליעל הצבת מתנדבים ולהרחיב את כושר השמת המועמד הטוב ביותר להתנדבות במקום הנכון. הגנת המוניטין של ארגונך וצוותו מחייבת קביעת נוהל סינון בסיסי שמוריד סיכון.

רשימת בקרה לסינון מתנדבים
• האם ארגונך מעריך כל מקומות העבודה למתנדבים לדרגת סיכון אפשרי וחבות?
• האם לכל המתנדבים תיאור עבודתם שמתארים את התפקידים החיוניים של עבודתם?
• האם כל הפונים לתפקידי התנדבות עוברים נוהל סינון בסיסי שמורכב מ-
• טופסי בקשה והסכמים
• ראיונות פנים אל פנים
• בדיקת רקע
• האם אתה, מתאם ההתנדבות, עוקב אחרי ההמלצות? (פונים לא תמיד מצפים שתהיה בדיקת ההמלצות. אל תניח שפונים מוסרים רק שמות אנשים שידברו טוב עליהם.)
• האם מבקשים בדיקות של רישומי משטרה/עבירות כשדבר מתאים?
• האם מבקשים אימות רישיונות או תעודות השכלה כשהדבר נחוץ לתפקיד?

תיאור תפקיד המתנדב
תיאור תפקידים הנו מרכיב מפתח בנוהלי סינון יעילים. הנם חלק חיוני של ניהול סיכונים ובלעדיהם יהיה קשה לסנן, למקם, ולהעריך מתנדבים בצורה הוגנת וסבירה.
שקול שימוש בדף עבודה הבא כדי לפתח תיאור מקומות עבודה בארגונך.

תיאורי עבודה למתנדב מנוסחים הטב, יכולים לעזור למתנדב לסנן את עצמו ע"י עזרה לזהות אם יש לו הזמן, המיומנויות והעניין להשיג את המטרות שתוארו. תיאורי מקומות העבודה עוזרים גם לזהות שאלות לראיון המתנדב.

 

דוגמת טופס תיאור מקום עבודה למתנדב:

תיאור התפקיד                                   

הבהרות

שם התפקיד                

שם  התפקיד או איזה עבודה מציעים

מטרה:

קטע זה מתאר את המטרה העיקרית של העבודה – התוצאה  הצפויה של התפקיד. אם אפשר, מטרת התפקיד מצוינת ביחס  למשימה ויעוד התוכנית.

אחריות מפתח:               

תאר את המטלות העיקריות. תכלול דוגמאות למה אפשר לעשות  כדי להשיג את המטרה

מיקום:                           

מקום העבודה בו המתנדב יתייצב.

השגחה:                         

ציין תואר האחראי אליו פונה המתנדב, וגם הנהלים להדרכה ופתרון בעיות.

תקופת העבודה:            

ציין משך הזמן שהמתנדב ישרת, ותכלול הגבלות זמן לפי הצורך

התחייבות זמן:               

ציין את מספר הימים או שעות הדרוש בשבוע וגמישות בתכנון.

הכשרה דרושה:              

רשום השכלה, ניסיון בעבודה, ידע, ומיומנויות דרושות. אם תבוצע  בקרת עבר פלילי או כל רקע אחר, יש לציין זאת כאן

הטבות:                         

הדרכה, ביטוח, חנייה, אירועים להודות למתנדבים, וכו'.

תמיכה שניתנת:             

רשום מקורות שתעמודנה לרשות המתנדב. 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 


בקשה להתקבל כמתנדב
כשמראיינים פונים להתנדבות, השתמש בטופס בקשה כשיטה לקבל מידע שיהיה שימושי בשלבים המאוחרים של תהליך המיון (למשל עבודה בעבר, אימות השכלה, המלצות, ראיונות).

דוגמא לטופס בקשה להתנדבות

שם__________________כתובת __________________________________
עיר ____________מיקוד____________
טלפון: בית_______________________ נייד_______________________
דואל: _______________________________________________________
ניסיון התנדבותי בעבר (כולל ארגון, משרה, דואל/טלפון של האחראי)


תעסוקה נוכחית (כולל המעסיק האחרון, משרה, דואל/טלפון של האחראי)

זמן זמין להתנדבות (עגל את המתאים)
יום א'     ב '    ג'    ד'    ה'    ו'     שבת
בוקר (8.00-12.00)    צהריים (12.00-16.00)    ערב  (16.00-20.00)

שכיחות זמינות להתנדבות  (למשל שבועי, פעמיים בשבוע, חודשי, וכו')____________
כיצד היית רוצה לעזור לארגון_________________________________________

תחביבים, שטחי עניין, מיומנויות (ארגונים ירצו אולי לציין כאן דוגמאות למיומנויות שמחפשים)
_____________________________________________________________

השכלה/ תעודות (אם מעל גיל 18, החל מבי"ס תיכון):

בית ספר               תאריך                 תואר                     מקום


המלצות: רשום 3 אנשים למעט קרובי משפחה שיכולים לתת המלצות על הכישורים שלך למלא את תפקיד ההתנדבות הזאת:
שם:                             כתובת:                                                     טלפון/דואל:

מדוע את(ה) רוצה להתנדב לארגון הזה?

הסכם המתנדב
הסכם המתנדב מיועד להבטיח הבנה בין מנהל המתנדבים והמתנדבים לגבי תיאור עבודת המתנדב והנוהלים/המדיניות של הארגון.

דוגמת הסכם

אנו,__________________(שם הארגון), מסכימים לקבל את שרותיו של ______________

(המתנדב) החל מ-______________  ואנו מתחייבים להלן:

  1. לספק מידע נכון, הדרכה ועזרה.
  2. להבטיח השגחה ולספק  משוב לגבי הערכת העבודה.
  3. לכבד את המיומנויות והצרכים האישיים של המתנדב.


אני, __________________ (שם המתנדב) מסכים לשרת כמתנדב ומתחייב להלן:

  1. לבצע את תפקידי כמתנדב למיטב יכולתי.
  2. להצמד לחוקים, למדיניות ולנוהלים של הארגון, לרבות צרכי הרישומים, סודיות הארגון
    ומידע ללקוחות.
  3. לשמור על התחייבויות זמן ועבודה, או לספק הודעה מספקת כדי שאפשר לסדר מחליף.

מוסכם ע"י:


   מתנדב                                                       נציג הצוות
תאריך                                                         תאריך


צעדים מומלצים בניהול ראיונות

שים לב: יש לפשט צעדים אלה במקרה של התנדבות חד-פעמית או לתקופה קצרה. רעיונות לתקופה קצרה או לאירוע מסוים יכולות להיות מקוצרות למספר דקות. גם לפרויקטים קבוצתיים מסוימים, אפשר לנהל את הרעיון עם נציג אחד במקום כל יחיד/מתנדב.

  1. יש להודות למתנדב על ענינו במשימה.
  2. תודיע למועמד על מטרת הראיון: לברר כיצד הוא/היא והארגון יכולים לעבוד יחד כך ששני הצדדים ירוויחו.
  3. תודיע למועמד לגבי הנושאים שידונו בראיון: רקע קצר של הארגון, רקע שלו/שלה, הצעדים הבאים וכו'.
  4. ספק אוריינטצית רקע קצרה לגבי הארגון ושאל אם יש למועמד שאלות.
  5. תמציא הסבר על הציפיות של הארגון מהמתנדבים (חלק מזה צריך להיעשות אחרי שזהית את התפקיד הספציפי למועמד.) 
  6. שאל לגבי הרקע הכללי של המועמד(תברר מידע מטופס הבקשה לקבלה).
  7. שאל לגבי העניין והציפיות שלו/שלה בהתנדבות.
  8. שאל לגבי כישורים חיוניים לתפקיד.
  9. בקש מידע ותיעוד רקע חיוניים למשימה. 
  10. שאל את המועמד שאלות שתשובותיהם תעזורנה לך למקם אותו/אותה בתפקיד הנכון.
  11. שאל את המועמד אם יש לו שאלות או חששות.
  12. תגיעו להסכמה לגבי הצעדים הבאים.

דוגמאות לשאלות בראיון:

  • איזה מידע נוסף תרצה לקבל על הארגון?                                              
  • מה משך אותך לארגוננו?                                                     
  • איזו התנדבות קודמת עשית? מה אהבת במיוחד בעבודה זו?                
  • איזה סוג ניסיון או הכשרה היה לך שתוכל לתרום כאן?           
  • כיצד אתה מתמודד עם מצבים שמופיעים לא לפי התוכנית?
  • האם אתה מעדיף לעבוד לבד, בקבוצה או עם שותף? מדוע?                   

טיפ: ישנם שתי גישות עיקריות בראיון מתנדבים:

  1. לקבוע את המיומנויות ושטחי הענין של המועמד כך שמנהל המתמחה יכול להפנותו לתפקיד מתאים.
  2. המועמד פנה לתפקיד מסוים והראיון התבצע כדי לקבוע אם הוא מתאים לדרישות                     

שאלות שלא לשאול בראיון: (אלא אם יש צורך כדי לקבוע אם מתאים לתפקיד מסוים)     

  • גיל                                          
  • מצב משפחתי
  • גובה ומשקל 
  • מקום לידה
  • מוצא לאומי
  • דת
  • עצור בעבר
  • גזע
  • מגדר מועדף
  • כל דבר ללא קשר ליכולתו לבצע תפקיד ספציפי שבא בחשבון


בדיקת רקע/המלצות
בדיקת רקע והמלצות חשובים במיוחד ברשויות ממשלתיות וללא-רווח במיוחד כשמקבלי טפול פגיעים מקבלים שרות התנדבותי. הרי מספר שאלות שכל ארגון צריך לשאול כשקובעים מדיניות ונהלים לגבי בדיקות רקע:

  • איזה סוג בדיקת רקע יופעל לכל תפקיד וע"י מי?
  • האם תבדוק טביעות אצבעות, רישומי נהיגה, ורישומים פליליים?

    סוגי בדיקות רקע ומקורות מידע:

סוג 

דוגמאות תפקיד                             

מקורות

רשומים פליליים – תהליך קביעה אם למועמד מידע רשום לפי שם ותאריך לידה שמתייחס להרשעה פלילית.                        

כל תפקיד שהמתנדב:

ישא נשק

ינהג ברכב

תהיה לו גישה לסמים

תהיה לו גישה למפתחות מסטר או מנגנוני בטיחות אחרים                                                      

כל בתי משפט

רישומי מוס

 

 

דות עבריינים                   

ראה רשומים פליליים

 

רשימות נעדרים שברחו                                

"

 

רישומי  רכב – פקודות מעצר עקב  אי תשלום קנס תעבורה, הרשעה  עקב אלכוהול או סמים, תאונות  מרובות וכו'    

נהג מתנדב (למשל תוכנית קשישים,  חלוקת אוכל)

רשות התעבורה

אישור תעסוקה – אימות בחברות  שצוינו ברשימת עבודה בעבר בטופס  פניה להתנדבות. נושאים לבירור:  תפקיד, תקופת עבודה, משכורת,  סיבת עזיבה.       

כל מתנדב זקוק לבדיקת רקע זו אם  עבד בעבר או עובד כעת ורשם מידע זה בטופס הפניה.                    

לפנות לחברות/ארגונים  שצוינו בטופס פניה                 

דו"ח זכות בנקאי – פרופיל כספי  של המתנדב                                     

כל תפקיד בו למתנדב גישה לכסף (קופסת מזומנים) או דברי ערך.

 

אימות תעודות השכלה ותארים    

עובדים מקצועיים: רופאים, אחיות, עו"ס, רואי חשבון

"

רישיונות עבודה מקצועיים

כנ"ל, גם אנשי בריאות הנפש, רופאים, אחיות, מסג'יסטים, מאפרות, מצילים                               

"


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

טפסים אלה הנם בשימוש כדי לקבל את רשותו של המועמד לבדיקות רקע. תרצה גם לנצל את ההזדמנות לסקור את הסטנדרדים וההשגים הדרושים לתפקיד המוצע. 
דוגמה:

טופס הרשאה לבדיקת רקע

אני מרשה בזאת ל- (שם הארגון) לבצע בדיקת הרקע שלי, כולל:

  • רישומים פליליים
  • רישומי נהיגה
  • אימות מקומות עבודה והתנדבות
  • דיווח זכות כספית
  • אימות השכלה ותעודות
  • המלצות אישיות ואנשים או מקורות אחרים שמתאימים לתפקיד ההתנדבותי בו הבעתי עניין. 

אני מבין שאיני חייב להסכים לבדיקת רקע זו, אבל סירוב לעשות כן עלול להוציא אותי מחשבון לסוגים מסוימים של התנדבות ושכל מידע שנאסף במשך הבדיקה יישאר סודי.

אני גם מרשה לכל היחידים או ארגונים שיהיה קשר אתם למטרת בדיקת רקע זו לתת את הערכתם המלאה וכנה של התאמתי לתפקיד ההתנדבותי המתואר וכל מידע דומה אחר, לפי ראות עיניהם.

חתימה_____________________ תאריך_____________________

דוגמאות לשאלות בירור:
• באילו נסיבות הכרת את המועמד ובמשך כמה זמן?
• אילו תכונות חיוביות יביא האדם הזה לתפקיד מתנדב?
• כיצר מתמודד המועמד עם תסכול ועם בקורת במשך העבודה?
• האם אתה מכיר סיבה בגללה לא היית ממליץ עליו לתפקיד מתנדב?

 

                      

עבור לתוכן העמוד