חיפושדלג על חיפוש
    blog
    תוכן מרכזי בעמודדלג על תוכן מרכזי בעמוד

    תשע טעויות נפוצות של מנהלי התנדבות

    תשע טעויות נפוצות של מנהלי התנדבות (הגדל)

    חברנו הטוב והיקר מרטין ג' קאולינג, מומחה בינלאומי לניהול התנדבות, הסכים שנתרגם את הרשומה המעניינת הבאה שהוא כתב בנוגע לתשע טעויות נפוצות של מנהלי התנדבות. מרטין אף התארח אצלנו בהרצאה מרתקת ביום מנהלי ההתנדבות הבינלאומי. הידע והניסיון שלו מוערכים על ידי כולנו מאד.

    אני ממש אוהב לראות אנשים ונשים מעורבים ותומכים בפעילות התנדבותית, על-מנת שזו תיעשה בצורה אפקטיבית, חיובית ובטוחה. במשך שנים רבות למדתי הרבה ממנהלי ומנהלות התנדבות מסורים, משקיעים ומדהימים. אבל... יש תשע התנהגויות נפוצות, שמנהלי התנדבות נוטים לעשות לעיתים קרובות מדי. כשאני מבחין בהן, אני נאנח בתוך תוכי, משום שהתנהגויות מורכבות ושכיחות אלה פוגעות בסיכוייו של הארגון להצליח, ועשויות למנוע מן המתנדבים את מה שיכולה היתה להיות החוויה הכי טובה שלהם בחיים.

    1. מנהלים/ות שאינם בטוחים מהו תפקידם האמיתי

    האמת היא, שאף אחד לא קם יום אחד והחליט: "כשאגדל אני רוצה לנהל מתנדבים". מעטים מאוד מאיתנו מגיעים לתפקיד הזה בכוונת תחילה. רבים מאיתנו קיבלו את הובלת המתנדבים כנספח לתפקיד עמוס שהם ממלאים בארגון ללא כוונת רווח, או שהם נקלעו לתפקיד במשרה מלאה בדרך מקרית. בעיה מטרידה לא פחות היא שבממוצע, מנהלי מתנדבים מכהנים בתפקידם פרק זמן קצר בלבד. כתוצאה מכך, רבים מהם לא מגיעים אף פעם להבנה אמיתית של תפקידם.

    אילו שאלתי אתכם "מה התפקיד שלך כמנהל/ת התנדבות", מה הייתם עונים? תשובה טובה תהיה "אני רותמ/ת את הקהילה כדי לפתור נושאים או בעיות חברתיות". אלא שרבים משיבים, כברירת מחדל, שהם "מגייסי מתנדבים" או "מכשירי מתנדבים" או "מסייעים למתנדבים". מדובר בהבדל יסודי ועמוק, ואני רוצה לקרוא תיגר על האופן שבו אתם רואים את תפקידכם. כשאתם מתמקדים בהיבט אחד של משרתכם וחושבים שזהו התפקיד כולו, אתם מחמיצים את העוצמה האמיתית של מלאכתכם: הכוח להניע ולרתום והכח להוביל לשינוי!

    2. מנהלים/ות חסרי התלהבות

    עד כמה אתם מתלהבים מהעבודה שלכם? יותר מדי עובדים הם שווי-נפש או שליליים בגישתם לתפקיד שלהם. מנהל/ת התנדבות, לעומת זאת, חייב להיות המעודד הראשי של המתנדבים והמתנדבות. אי אפשר להניע ולרתום אנשים בצורה אפקטיבית אם אינכם מתלהבים מהם ומעבודתם. אנחנו מוכרחים להתרגש בכל לבנו מן העבודה שלנו. הלהט הזה מדבק ויש לו פוטנציאל ליצור תרבות התנדבות שהיא חיובית ומוצלחת.

    יש דרכים רבות לשמור על הלהט וההתלהבות. מומלץ, למשל, שתמצאו לכם עמית אחד או קבוצת עמיתים שייתנו לכם השראה ועידוד. מומלץ גם לעצור לרגע ולהתבונן בהצלחות שלכם. הרשו לעצמכם לחלום קצת. אולי תירשמו להשתלמות. בעצם, כמעט שלא משנה מה תעשו, העיקר שלא תחסר לכם התלהבות.

    3. מנהלים/ות שלא ממחישים את עוצמתה של ההתנדבות

    במציאות יש בדרך-כלל רק קול אחד שמייצג את ההתנדבות בארגון: קולו של מנהל ההתנדבות. מעטים מבינים מה זו התנדבות ומעטים מדברים בשמה. מנהל ההתנדבות חייב, משום כך, לייחס קדימות גבוהה לחינוך הארגון, לחפש בעלי ברית למעורבות בהתנדבות בכל שדרות הארגון, ולהשקיע בבעלי ברית שכאלה. אם אתם אלה שמשמיעים קול בשם ההתנדבות, זה דבר שמצפים לו ממילא. אם התמיכה במערך ההתנדבות מגיעה מכיוונם של מנהלת הכספים או מנהל התפעול, זה משהו שיעורר תשומת לב.

    פעם, אחרי סמינר בארה"ב, סיפרה לי אשה אחת איך הפכה את המנכ"ל שלה לבעל ברית. אחד המתנדבים שלה נתן לה תרומה בסך 1,000 דולר עבור הארגון. באופן רגיל, היא הייתה שולחת את התרומה למחלקת החשבונות. אולם במקרה הזה, היא שלחה אותה ישירות אל המנכ"ל עם פתק שעליו כתבה: "עוד דוגמה לתרומה שתורמים המתנדבים שלנו". הצעד הפשוט הזה חולל שינוי אצל המנכ"ל, והוא זימן את מנהלת ההתנדבות לישיבה כדי לשמוע מה קורה. כעבור 30 דקות הייתה למנכ"ל תפיסה חדשה לחלוטין לגבי מתנדבים, והוא הפך לדובר מספר אחת של התחום.

    4. העדר אסטרטגיה

    מדהים כמה ארגונים במאה ה-21 חסרי כיוון אסטרטגי בכל הנוגע למעורבותם של מתנדבים. האם חברי הדירקטוריון וההנהלה שלכם יכולים לנסח את הקשר בין התנדבות לבין הכיוון של הארגון? או שמא ההתנדבות נדחקת לשורה אחת של קלישאות כמו 'מלח הארץ' בדו"ח השנתי? מנהלי התנדבות צריכים לדבר באופן ברור על אופן הפעלת המתנדבים, לוודא שהארגון שלהם מבין זאת, ולדאוג שהקשר בין מערך המתנדבים למשימה הכללית של הארגון ייכלל בכל המסמכים האסטרטגיים הרשמיים.

    5. מנהלים/ות שמודדים את הדברים הלא נכונים

    יש שלושה מדדי התנדבות שבהם מנופפים מנהלים וארגונים. הראשון הוא כמה מתנדבים יש לנו. השני הוא כמה שעות בשבוע/בחודש/בשנה הם תורמים. השלישי הוא השווי הכספי של זמנם של המתנדבים. אך אלה נתונים סטטיסטיים חסרי משמעות. לאף אחד לא באמת אכפת מנתונים אלו מלבד מנהלי התנדבות אחרים.

    אך ישנם שלושה מדדים טובים יותר:

    1. מהי ההשפעה של ההתנדבות על המתנדבים שלכם? צריך לשאול אותם ולכמת את התשובות.

    2. מהי ההשפעה של ההתנדבות על הארגון שלכם? האם אתם דואגים לשמר ולחזק השפעה זו?

    3. מהי ההשפעה של ההתנדבות על הקהילה שלכם?

    אלה ההצהרות שאנחנו אמורים לשמוע מפי מנהלי התנדבות על עבודתם.

    6. ניכור מצד העובדים בשכר      

    הדברים הבאים יישמעו כמו דברי כפירה, אבל: יש כזה דבר, להתלהב יותר מדי מההתנדבות. מערכת היחסים בין המתנדבים לבין העובדים בשכר יכולה להיות טעונה, ולמעשה נדיר שתמצאו ביניהם הרמוניה. לעיתים קרובות מדי, במקום הרמוניה נוכל למצוא חשדות הדדיים ואפילו מלחמה גלויה. הכרחי שמנהלי התנדבות יתגברו על הדימוי שלהם כמי שמסנגרים אוטומטית על כל מתנדב ועל כל התנהגות של מתנדבים, ושאחרים יתחילו לראות בהם אישיות שמעודדת את כל הארגון. אם לא תגשרו על הפער הזה, תתחילו לגלות שהתפקיד שלכם נמצא במקום מבוּדד בתודעה של רוב מקבלי השכר בארגון.

    7. מנהלי/ות התנדבות עסוקים מדי

    אם אתם עסוקים מכדי לטפל בכל ההיבטים של תפקידכם (וזה מן הסתם המצב), הפתרון המובן מאליו הוא לגייס צוות של מתנדבים שיעבדו איתכם, כדי להסיר מעליכם חלק מן העומס. ובכל זאת, אני מוצא שההתנגדות הרבה ביותר לצעד זה מגיעה ממנהלי ההתנדבות עצמם. התנגדות שכזו היא מורכבת מאד. בעבודתכם, אתם צריכים להוות מופת להפעלת מתנדבים. באחד הארגונים, הפסקתי לערוך ראיונות ראשוניים למתנדבים אחרי 15 חודשים משום שהיה לי צוות של מתנדבים שערכו את כל הראיונות. כך גם לגבי חניכה. אחד המתנדבים שלי היה הספרן הראשי בספריית האוניברסיטה. הוא השתמש בכישורים שלו, וערך ביקורות על כל הניירת הפיזית והאלקטרונית. הוא היה מרוצה, ואני הייתי מרוצה, והניירת שלנו נראתה מדהים!

    8. מתנהלי/ות התנדבות שמקשים על המתנדבים/ות

    מאיה פרשה מעבודתה כמנהלת בחברת פרסום, והציעה להתנדב יום אחד בשבוע למען ארגון ארצי העוסק בספורט לנוער. הקבוצה הודיעה לה שהתפקיד היחיד הפנוי הוא לחתוך פירות באירועי ספורט כי "מתנדבים לא עובדים במשרד". אתם יכולים לשער בדעתכם איזו תדמית אשה שכזו הייתה יכולה להביא לארגון? איך היו יכולים להיראות החומרים והפרסומים שלהם? או איך היא היתה יכולה להקפיץ את גיוס התרומות? אנו מונעים מאנשים מלהתנדב, אם משום שאיננו רואים תפקידים מסויימים כפתוחים למתנדבים, או משום שאנו דורשים שעות לא ריאליות ומעמיסים עליהם נטל הכשרה בלתי נחוץ. למשל, גיליתי ארגון שדרש מכל המתנדבים להשתתף בקורס אוריינות בן 40 שעות לפני שיוכלו ללמד פליטים את השפה האנגלית. מכיוון שרוב המתנדבים היו מורים לאוריינות פעילים, או גימלאים טריים בתחום, הם לא ראו את הצורך בקורס, ובחרו להתנדב במקום אחר. לא צריך להעמיס על כתפי המתנדבים ניירת מסורבלת כדי לעשות את העבודה. בין אם מדובר בעניין משפטי, מוסרי, אתי או מעשי, בואו נעשה הכל כדי לאפשר למתנדבים לתרום למשימה שלנו.

    9. הבלגן חוגג?

    יש לי בעיה עם מנהלי מתנדבים כשאני רואה או חווה התנהלות לא מקצועית או לא טובה. באחד הארגונים, כשקיבלתי את התפקיד, אחד המתנדבים שאל אם כבר הסתכלתי במגירה השנייה. במגירה הזו היו 780 טפסי פניה ממתנדבים שבהם הארגון בכלל לא טיפל. זה לא מקצועי להניח למישהו שרוצה להתנדב לארגון לחכות במשך חודשים לתשובה. זה לא מקצועי לא להיות ערוכים להעסקת מתנדבים כשאלה מגיעים. וזה לא בסדר לבטל להם דברים כל הזמן או לא לומר להם תודה. אתם צריכים להתאמץ להיות מקצועיים ככל האפשר. תמיד לחפש דרכים להשתפר. אני נדהם כשאני נכנס לארגון ומגלה שהם פועלים בדיוק כמו שפעלו תמיד. עמותה אחת שביקרתי בה עדיין השתמשה בעלון גיוס מתנדבים שעיצבתי בשבילם 15 שנה קודם לכן! זה אולי מחמיא, אבל זה ממש לא סימן של התקדמות וחדשנות.

    אתם צריכים לשאול כל הזמן את המתנדבים שלכם איך אתם יכולים להשתפר. ארגנו "לקוח סמוי" שיבדוק את תהליכי הגיוס שלכם. אתם צריכים לבדוק באיזו מהירות מגיב הארגון שלכם לפנייה ראשונית. לבדוק איך מרגיש המתנדב שפונה אליכם. ואז לעשות שינויים. אבל מה שלא תעשו, העיקר שלא תתפרסמו כמבולגנים או לא מקצועיים.

    נו, אז איך הלך לכם? כמה מתשעת הסעיפים מאפיינים אתכם? ולעומת זאת, בכמה מהם אתם יכולים להצהיר שאתם חפים מכל אשמה? מה הדבר הראשון שאתם צריכים לשנות?

     

    מרטין ג' קאולינג הוא סופר, מדריך ויועץ פופולרי ובעל ידע רב מאוסטרליה. מאחוריו מעל 30 שנות ניסיון בניהול עמותות, ממשלות ותאגידים. מרטין עובד עם ארגונים מכל העולם בנושאי התנדבות, מנהיגות, משילות ושינוי. מרטין מתנדב בעצמו בתחום ההתנדבות עם חוסר דיור ועם עוני.  ניתן ליצור איתו קשר באמצעות לינקדאין 

    הרשמה לניוזלטר
    הרשמה לניוזלטרדלג על הרשמה לניוזלטר
    שדות המסומנים בכוכבית הינם שדות חובה
    *
    *
    checked
    צור קשר
    עבור לתוכן העמוד